1. Retningslinjene gjelder

Retningslinjene omfatter midler til ordinære internasjonaliseringstiltak (IU-midler) innenfor den sum Internasjonalt utvalg (IU) får til disposisjon hvert år, og innenfor de budsjettrammer utvalget fastsetter.

Retningslinjene skal sikre at midler som tildeles fra IU nyttes planmessig og og i tråd med vedtatte planer for internasjonalisering ved HiT, bidra til at avdelingene utarbeider samla planer for internasjonaliseringstiltak og at tildeling av IU-midler skjer på grunnlag av kjente kriterier og fastlagte felles prosedyrer. Ved tildelinger skal det legges vekt på prioriteringene fra avdelingene, men IU kan fravike disse dersom dette vurderes å være mer i tråd med sentrale mål og prioriteringer.

Søknadene avgjøres av IUs leder etter innstilling fra sekretariatet. Prinsipielle saker skal legges fram for utvalget i den grad det er praktisk mulig.

2.Finansiering fra IU

Internasjonalt utvalg vil normalt ikke fullfinansiere tiltak, men størrelsen på bidrag kan vurderes ut fra et tiltaks betydning og vurdering av mulighetene for gjennomføring av tiltaket. Midler retta mot studentsosiale tiltak kan fullfinansieres.

3. Hva kan det søkes midler til

3.1 Reisemidler

3.1.1 Det kan søkes midler til følgende typer reiser:

• Reiser som skal bidra til å øke avdelingenes studentutvekslingsaktivitet og reiser for å tilrettelegge utveksling for tilsatte
• Reiser for å gjennomføre mobilitet blant tilsatte - dvs. reiser som tilfredsstiller krav til registrering av utveksling (til en avtalepartner, undervisning eller FoU av minst en ukes varighet, evt. justerte krav i hht. Erasmus, Nordplus eller andre programmer). Det gis normalt kun reisestøtte til egne tilsatte som skal på utvekslingsopphold. I særlige tilfelle kan det gis støtte til å hente fagpersonale fra samarbeidende institusjon. Reiser som mottar støtte gjennom et program, vil normalt ikke få støtte fra IU i tillegg. Unntak her er Erasmus-utvekslinger, der det er gitt tilsagn på Erasmus-stipend (jf. pkt. … nedenfor).
• Reiser for å gjennomføre møter/forberedelser til deltakelse i søknader om midler til internasjonale program
• Reiser for å delta i etablerte nettverksaktiviteter der reisen ikke dekkes av nettverket
• Reiser for å tilrettelegge for og rekruttere til studietilbud på engelsk.
• Reiser for å utvide samarbeidet med eksisterende partnere.
• Reiser i forbindelse med internasjonalt Fou-samarbeid innen HiTs satsingsområder eller FoU-samarbeid med sentrale partnerinstitusjoner, eller reiser som gjelder FoU-relatert opphold hos utenlandsk partner
• Reise for å delta i internasjonale konferanser eller seminarer for å presentere eget FoU-arbeid
• Andre reiser som antas å ville være av spesiell betydning for videreutvikling av det internasjonale samarbeidet ved HiT

3.1.2 Andre forhold knyttet til søknader om reisemidler:

Søknader om reisemidler skal være realistisk budsjettert og ha med opplysninger om andre finansieringskilder. Reiser for fagpersonale til partnere bør fortrinnsvis gjennomføres som lærer-/forskningsutveksling (dvs. min. en ukes opphold med undervisning eller andre faglige aktiviteter, evt. kriterier i samsvar med Nordplus/Erasmus-programmene). Slike reiser vil bli prioritert. Reiser til Nordplus-partnere eller Erasmus-partnere skal normalt dekkes innenfor de stipendordningene som gjelder disse programmene. Dersom en reise gjennomføres til en slik partner uten at det lar seg gjøre å få støtte til reisen av nettverket/programmet (for eksempel at stipendmidlene er oppbrukt) kan det søkes IU om reisetilskudd på vanlig måte. Se ellers spesielt om Erasmus-reiser under pkt. 8 nedenfor

Det gis normalt kun reisestøtte til egne tilsatte som skal på utvekslingsopphold. I særlige tilfelle kan det gis støtte til besøk av fagpersonale fra samarbeidende institusjoner.

3.1.3 Det kan ikke søkes reisemidler til:

• Studiereiser
• Dr.gradskurs
• Konferanser utenom hva som dekkes under 3.1.1 ovenfor
• Reiser som har en totlakostnad på under 5 000 kr.

3.2 Andre typer midler

3.2.1 Det kan søkes midler til:

• Tilrettelegging av/forberedelse til søknader om deltakelse i internasjonale programmer eller prosjekter innen forskning eller undervisning utenom mobilitetsprogrammene (for eksempel frikjøp av tid til søknadsarbeid). Prioritet vil bli gitt til tiltak som støtter opp under Strategisk plan.
• Tilrettelegging/markedsføring av engelskspråklige studietilbud
• Studentsosiale tiltak for å integrere utenlandske studenter best mulig i det studentsosiale miljøet ved studiestedet.
• Tiltak for å motivere egne studenter til utenlandsopphold i studiet.

3.2.2 Det kan ikke søkes midler til:

• oversettelse av studieplaner, emnebeskrivelser eller annen informasjon på engelsk som er en del av den normale virksomheten ved avdelingen/studiestedet

4. Søknadsprosedyrer

4.1 Hvem kan søke

Avdelingene, øvrige driftsenheter, SOT, ISU Telemark, lokale studentråd kan søke midler. Fagpersoner/institutter eller administrativt personale kan søke gjennom avdelingene (se nedenfor om søknadsprosedyrene). Personale i fellestjenestene søker via sin driftsenhet. SOT, ISU eller lokale studentråd kan søke IU direkte, men kan kun søke midler til studentsosiale/studentrelaterte tiltak.

4.2 Hvordan søkes det

Søknader skal særlig legge vekt på å øke student- og personalutvekslinger, internasjonalt FoU-samarbeid og samarbeid om utdannings-programmer. De enkelte søknader skal sendes i prioritert rekkefølge fra avdelingen. Sammen med søknadene skal avdelingene oversende en kort samlet omtale av hvordan søknadene vurderes i forhold til avdelingenes planer og sentrale mål og prioriteringer.

5.Gjennomføring av tiltakene, rapportering og dekning av utgifter

5.1 Gjennomføring

Midler som tildeles kan bare nyttes til godkjente tiltak. Tiltakene må gjennomføres i samsvar med planer i tiltakssøknadene. Dersom et tiltak ikke kan gjennomføres etter forutsetningene må spørsmål om evt. utsettelse tas opp med Internasjonalt kontor. Normalt kan utsettelse kun skje i ett semester. Spørsmål om utsettelse må seinest tas opp forbindelse med rapporteringen for det aktuelle semesteret (se nedenfor).

5.2 Rapportering

Tiltaksansvarlige skal rapportere fortløpende til egen avdeling/enhet på fastsatt skjema når et tiltak er gjennomført. Rapport skal sendes sammen med reiseregning der tiltaket er en reise. Ved slutten av hvert semester skal avdelingene oversende en samlerapport til Internasjonalt kontor. Samlerapporten skal inneholde en oversikt over gjennomførte tiltak, vedlagt de individuelle tiltaksrapportene.

6. Frister

6.1 Søknadsfrister

Avdelingenes frist for å sende samlesøknader til Internasjonalt kontor er 01.11 for tiltak som skal gjennomføres i vårsemesteret og 01.05 for tiltak som skal gjennomføres i høstsemesteret. Det kan om det er midler, tillyses en suppleringsrunde med frist 15. september.

6.2 Tildeling

Det skal normalt gis tilbakemelding om eventuell tildeling innen 3 uker. Midlene skal benyttes i det semesteret det er søkt for. I særlige tilfeller kan det søkes om at tiltaket utsettes til et seinere semester.

6.3 Rapporteringsfrister

Avdelingenes frist for å sende samlerapport og refusjonskrav til Internasjonalt kontor er 01.07 for tiltak i vårsemesteret og 15.01 for tiltak i høstsemesteret.

7. Søknads- og rapporteringsskjemaer

Det skal søkes og rapporteres på fastsatte skjemaer, som skal være tilgjengelig fra HiTs nettsider.

8. Spesielt om Erasmus persoanlutvekslinger med stipend

I forbindelse med IUs behandling av budsjettet for 2009, ble det vedtatt at reiser som er tildelt Erasmus-stipend for tilsatte skal fullfinansieres. Det er et vilkår at det er gitt tilsagn om Erasmus-stipend fra avdelingen. I disse tilfellene kan IU dekke kostnader utover stipendbeløpet for å fullfinansiere reisen. Avdelingen forskutterer reisekostnadene, og sender refusjonskrav til Internasjonalt kontor når reisen er gjennomført. Dersom det ikke er tildelt Erasmus-stipend, gjelder den vanlige tilskuddsordningen