Ferie er regulert i Ferieloven.

Rutine for administrasjon av ferieavvikling

Det er utarbeidet rutiner for administrasjon av ferieavvikling og registrering av feriedager.
Rutinen skal fungere som en veiledning for ledere og personalmedarbeidere når det gjelder avvikling av ferie. Du finner rutinen til høyre på denne siden.

Feriens lengde

Feriens lengde er 5 uker (25 arbeidsdager). I tillegg har medarbeidere som fyller 60 år rett til én ekstra ferieuke fra og med det året de fyller 60. Alle som tilsettes før 30. september, har rett til full feriefritid det året. Er man tilsatt senere, har man rett til bare én uke ferie. Retten til feriepenger og retten til feriefritid er uavhengig av hverandre. Selv om man ikke har opparbeidet seg rett til ferie med full lønn, har man rett til full feriefritid, men da uten lønn eller med lønn for en del av ferien. Feriedager uten lønn skal meldes til avdelingsadministrasjonen på eget skjema (se over).

Rubrikken for ferie med lønn på lønnsslippen vil inneholde opplysninger om årets ferie pluss evt. overførte dager fra 2006 sammenlagt.

Deltidstilsatte

Deltidstilsatte tjener opp rett til vanlig ferietid med deltidslønn/ferietilegg. Deltidstilsatte som ikke jobber deltid hver dag, får ikke dermed lenger ferie. Under ferieavvikling regnes det som om man jobber deltid hver dag. Den som jobber annenhver uke i en 50% stilling får altså ikke 10 ukers ferie. Dersom feriedagene tas enkeltvis når man ikke jobber alle dagene i uken, vil en tilsatt i 50% stilling ha rett til 13 feriedager.

Deltidstilsatte som har spesifisert arbeidsplan registrert i SAP, vil ha en kvote på hele dager. For 50% stilling vil kvota være 13 feriedager.

Deltidstilsatte som det ikke er mulig å registrere spesifisert arbeidsplan på, vil få en arbeidsplan som kalles FLEX. Dette betyr at systemet forutsetter at du jobber deltid hver dag når den tildeler feriekvote. For en 50% stilling vil kvota for disse være 25 feriedager (under 60 år). Fridagene i ferieperioden teller med som feriedager.

Deltidstilsatte som ikke har opptjent rett til feriepenger og avvikler ferie uten lønn, trekkes for det antall arbeidsdager de avvikler ferie. Mellomliggende dager regnes ikke med for trekk.

Tiden for ferie

Ferieliste settes opp ca 1. mai. Den enkelte arbeidstaker kan likevel be om å få fastsatt sin ferie to måneder før ferien skal tas dersom ikke særlige grunner er til hinder for det. Ferielista skal godkjennes av leder som også skal godkjenne senere endringer eller avvik.

Beregning av feriepenger

Feriepenger utgjør 12% av feriepengegrunnlaget, eventuelt 14,3% for tilsatte over 60 år. Feriepengegrunnlaget, som er oppført i egen rubrikk på lønnsslippen, er fjorårets lønn minus ferielønnen. Dette innebærer at det for ansatte med full feriepengeopptjening blir trukket ut lønn for 5 uker samt et eventuelt ferielønnstillegg. For ansatte over 60 år trekkes det ut lønn for 6 uker samt et eventuelt ferielønnstillegg.

Overføring/forskuttering av ferie

Inntil 14 arbeidsdager kan overføres til påfølgende ferieår. Ferieåret følger kalenderåret. Søknad om overføring sendes nærmeste overordnede før året er omme. Videre kan forskudd på neste års ferie avtales, begrenset til det antall feriedager det er opptjent feriepenger for (2 dager pr. mnd.).

Sykdom i ferien

Dersom man blir 100% sykmeldt i ferien, kan man kreve at et tilsvarende antall dager gis som ferie senere i ferieåret. Det må leveres sykmelding umiddelbart etter at ferien er over. Hvis man er syk når ferien starter, kan man kreve at ferien utsettes. Kravet må dokumenteres med sykmelding, som må fremlegges senest siste virkedag før ferien.

Opptjening av feriepenger under permisjon med lønn

Ved sykdom, fødsels- og omsorgspermisjon og andre permisjoner med lønn tjener man for samme tidsrom også opp rett til feriepenger uten hensyn til arten eller lengden av fraværet.

Utbetaling av feriepenger

I staten foretas en engangsberegning av feriepenger i juni måned. Feriepengene fra året før utbetales, samtidig som det gjøres trekk i lønn for hele årets ferie. Vanlig lønn skal utbetales når ferien avvikles.

.

Spesielt i SAP

Eksempel på arbeidsplaner i SAP:

Lønns- og personalsystemet SAP er bygget opp slik at alle ansatte skal ha en arbeidsplan registrert i systemet. (Denne arbeidsplanen har ikke med arbeidsplanordningen for faglig tilsatte å gjøre). Arbeidsplanen er en detaljert beskrivelse av hvilke dager en deltidstilsatt medarbeider jobber.

Arbeidsplanen for en medarbeider som jobber 80% stilling kan se slik ut:
80% fri hver fredag

Arbeidsplanen for en medarbeider som jobber 50% stilling kan se slik ut:
50% 2 uker MxOxF/xTxTx

Eksempel på feriekvoter for deltidstilsatte:

Den registrerte arbeidsplanen påvirker feriekvotene som vist i alternativene nedenfor:

Alt. 1:
En medarbeider som har full ferieopptjening og
Stillingsprosent: 60
Arbeidsplan: 60% mandag, tirsdag, onsdag
Feriekvoten = 15 hele dager
På junilønna utbetales feriepenger opptjent i fjor, samtidig som antall opptjente feriedager trekkes inn.
Denne medarbeideren vil få trukket 15 dager ferie med en dagsats for 100% stilling.
Når denne personen tar ferie telles kun arbeidsdagene som ferie, slik at 15 dager tilsvarer 5 ukers ferie.

Alt. 2:
En medarbeider som har full ferieopptjening og
Stillingsprosent: 60
Arbeidsplan: FLEX
Feriekvoten = 25 dager (med redusert dagsats)

På junilønna utbetales feriepenger opptjent i fjor, samtidig som antall opptjente feriedager trekkes inn.
Denne medarbeideren vil få trukket 25 dager ferie med en dagsats for 60% stilling.

OBS! Når denne personen tar ferie vil fridager telle med i ferien, slik at 25 feriedager tilsvarer 5 ukers ferie.