7.6.1 Formål

Formålet med rutinen er å sikre at grunnlaget for og rapporteringen av studieadministrative data fra Felles studentsystem (FS) til Databasen for statistikk om høgre utdanning (DBH) holder tilstrekkelig kvalitet, og at rapporteringen er i overensstemmelse med gjeldende regelverk og retningslinjer.

7.6.2 Ansvarsforhold

FS ansvarlig ved avdelingene har ansvaret for å:

• vedlikeholde grunnlagsdata om emner, studenter og studentens kobling til studieprogram, undervisning, eksamen, evaluering, utvekslingsavtaler og vitnemål i det studieadministrative systemet FS.
• kontrollere avdelingens data før og etter overføring til DBH.

ADB-ansvarlig i Fellesadministrasjonen har ansvaret for å:

• vedlikeholde data om organisasjon, studieprogram og alle andre grunnlagsdata for rapportering til DBH i det studieadministrative systemet som ikke vedlikeholdes av avdelingene.
• utarbeide rapporter i FS og i analyseverktøyet Hyperion som avdelingene kan bruke i sitt arbeid med kontroll av data før oversending til DBH.
• administrere og koordinere samhandlingen mellom felles- og avdelingsnivået.
• rapportere data til DBH.
• lagre datafiler som oversendes DBH elektronisk.
• kontrollere institusjonens data i DBH.

Opptaksansvarlig i Fellesadministrasjonen har ansvaret for å:

• vedlikeholde grunnlagsdata og sikre at alle andre data som er nødvendige for rapportering til DBH er registrert i opptaksdelen av FS.
• kontrollere opptaksdata før og etter overføring til DBH.

Dekanene ved avdelingene har ansvaret for å:

• sikre at studie- og fagplaner har tilfredsstillende kvalitet, og at de er utarbeidet i samsvar med lover, forskrifter og høgskolens egne retningslinjer, jf. rutine KSS-09
• sikre at avdelingen har kapasitet og kompetanse til å gjennomføre sin del av arbeidet som er beskrevet i denne rutinen.
• godkjenne avdelingens data i DBH.

Høgskoledirektøren har ansvaret for endelig godkjenning av institusjonens data i DBH.

7.6.3 Beskrivelse

Rapporteringen skal skje etter de retningslinjer og med det innhold som departementet til en hver tid gir.

7.6.3.1 Prosedyre for godkjenning

Dekan skal, i form av et internt notat til Fellesadministrasjonen, godkjenne avdelingens data i DBH senest en uke etter at data er tilgjengelige i DBH.

Høgskoledirektøren skal, i form av et internt notat, godkjenne institusjonens data i DBH etter at avdelingene har godkjent sine data.

Notatene arkiveres, etter vanlige arkiveringsrutiner, for dokumentasjon og sporbarhet.

7.6.3.2 Myndighet

Høgskoledirektøren er ansvarlig at rapporteringen av studieadministrative data fra høgskolen til DBH er korrekt og i samsvar med denne rutinen.

7.6.3.3 Dokumentasjon

Nærmere dokumentasjon og beskrivelse finnes her:

• Dokumentasjon, rapporteringsrutiner i DBH - http://dbh.nsd.uib.no/dbhvev/
• Dokumentasjon av FS http://www.fs.usit.uio.no/

7.6.4 Tidsfrister

Rapporteringen til DBH skal følge de tidsfrister som er satt i DBH. Telletidspunkt er 1. mars og 1. oktober.

Frist til DBH 15. februar (Avdelingenes frist for ajourføring av data er 1. februar):

• Studentdata for høstsemesteret: Eksamensdata, fullførte studieprogrammer og ferdige kandidater.
• Studentdata på årsbasis; etterutdanningskurs, desentralisering/fjernundervisning, nye studietilbud, utvekslingsstudenter og psykisk helsearbeid.

Frist til DBH 15. mars (Avdelingenes frist for ajourføring av data er 1. mars)

• Studentdata for vårsemesteret: Søknadstall, opptak, nye studenter, registrerte studenter, studenter fordelt på alder og utenlandske studenter.

Frist til DBH 15. oktober (Avdelingenes frist for ajourføring av data er 1. oktober):

• Studentdata for vårsemesteret: Eksamensdata, fullførte studieprogrammer og ferdige kandidater.
• Studentdata for høstsemesteret: Søknadstall, opptak, nye studenter, registrerte studenter, studenter fordelt på alder og utenlandske studenter.

7.6.5 Forholdet til andre rutinebeskrivelser

• Rutine KSS-05 - Behandling av statistiske data knyttet til inntakskvalitet og resultatkvalitet
• Rutine KSS-09 - Kvalitetssikring av studie- og fagplaner