7.7 Rutine KSS-07 Utarbeidelse av årlig rapport om læringsmiljøet ved høgskolen

7.7.1 Formål

Formålet med rutinebeskrivelsen er å sikre at det hvert år blir utarbeidet en rapport om læringsmiljøet ved høgskolen. Rapporten skal legges fram for høgskolestyret.

7.7.2 Ansvarsforhold

Dekan skal sørge for at det utarbeides en årlig rapport om det totale læringsmiljøet ved avdelingen.

Studiedirektøren skal sammenstille avdelingenes rapporter i et utkast til rapport for høgskolen som helhet.

Læringsmiljøutvalget (LMU) har det formelle ansvaret for å rapportere til høgskolestyret.

Høgskoledirektøren har ansvar for å legge rapporten fram for styret.

7.7.3 Beskrivelse

Hver avdeling ved høgskolen utarbeider en rapport, som danner grunnlaget for årsrapporten fra LMU til høgskolestyret.

7.7.3.1 Rapport fra avdelingene

Hensikten med avdelingenes rapporter er å beskrive status for læringsmiljøet ved den enkelte avdeling ved høgskolen. Her skal avdelingens systematiske arbeid med å fremme studentenes helse, sikkerhet og velferd synliggjøres. Det er viktig å få frem hva som har blitt gjort det foregående studieår og hva som er utfordringene/behovene for neste år.

Avdelingene skal bruke ”Mal for årsrapport om læringsmiljø pr. avdeling (vedlegg 5) når rapporten utformes. Andre relevante opplysninger som ikke dekkes av punktene i malen, skal også tas med.

Avdelingenes årsrapporter skal distribueres til sekretariatet i LMU innen fristen som er oppgitt i planleggingskalenderen for gjeldende studieår.

Resultat fra evaluering av læringsmiljø (pkt. 1.1 i vedlegg 5)

Her skal gjennomsnittlig svarprosent for spørsmål om læringsmiljøet pr. institutt og avdeling føres inn i tabellen. Tallene hentes fra evalueringssystemet i ”rapport om infrastruktur og læringsmiljø” for det foregående studieåret.

Avvik (pkt. 1.2 i vedlegg)

Det skal presenteres en oversikt over registrerte avvik vedrørende læringsmiljø, fordelt på følgende kategorier (jf. Rutine KSS-02):

- antall avvik fra evalueringer av læringsmiljø

- antall avvik pga klagebrev fra studenter

- antall avvik fra LMU

- antall andre avvik på læringsmiljø (feks. forhold tatt opp av klassetillitsvalgt)

- totalt antall registrerte avvik pr institutt

- antall iverksatte forbedringstiltak

- antall lukkede (ferdigbehandlede) avvik

- antall avvik som er lukket uten oppfølging/tiltak

- antall åpne (ikke ferdigbehandlede) avvik antall

Det skal skrives en oppsummering om avviksbehandlingen ved avdelingen:

- kort om alvorlige avvik

- er antall avvik som forventet

- viktige tiltak som er iverksatt

- viktige tiltak som er planlagt

- eventuelt andre forhold om avviksbehandlingen

Opplysningene hentes fra avviksdatabasen.

Vurdering av læringsmiljøet ved avdelingene (pkt. 2 vedlegg 5)

Det skal utarbeides en vurdering av det fysiske og psykososiale læringsmiljøet ved avdelingen. Vurderingen skal inneholde:

· oversikt over planlagte og gjennomførte tiltak som vil bidra til å sikre studentenes helse, sikkerhet og velferd, jf. § 4-3 i Universitets- og høgskoleloven”

· sterke og svake sider ved læringsmiljøet

Oppfølging av rapport fra foregående studieår (pkt. 3 i vedlegg 5

Hver avdeling skal redegjøre for hvordan tiltakene som ble skissert i fjorårets rapport har blitt fulgt opp.

7.7.3.2 Årsrapportrapport om læringsmiljøet

LMU skal utarbeide en årsrapport om læringsmiljøet. LMUs årsrapport skal lages på grunnlag av LMUs arbeid, avdelingenes rapporter og rapport/tilbakemelding fra aktuelle enhetsledere. Sekretariatet utarbeider et utkast til årsrapport som fremlegges for LMU. Rapporten skal inneholde følgende punkter:

· En vurderende framstilling av det fysiske og psykiske læringsmiljøet ved høgskolen.

· En plan for arbeidet kommende studieår.

· Tidsfrister for utviklingstiltakene, samt hvem som har ansvaret for å gjennomføre dem.

· LMUs vurdering og konklusjon av det totale læringsmiljøet ved høgskolen.

LMUs årsrapport skal forelegges styret før budsjettmøtet hver høst