7.10.1 Formål

Formålet med rutinen er å sikre at studentene får et faglig kvalitetssikret og relevant tilbud om internasjonalisering gjennom sine studier ved HiT.

7.10.2. Omfang

Rutinen gjelder for alle gradsstudier og yrkesutdanninger ved HiT.

7.10.3. Definisjoner

I denne rutinen brukes følgende definisjoner:

Delstudium i utlandet

Med delstudium i utlandet menes et opphold på fra 3 mnd. til 1 år hos en godkjent partnerinstitusjon som del av et ordinært studium ved HiT.

Faglig godkjenning

Vedtak av ansvarlig faglig instans om godkjenning av emner studentene gjennomfører i utlandet som del av deres ordinære studium ved HiT.

Læringsavtale (”Learning Agreement” på engelsk)

er en avtale som inngås mellom en student, HiT og partnerinstitusjonen om hvilke emner med tilhørende studiepoeng som et delstudium i utlandet skal omfatte. Avtalen kan også omfatte praksis.

Karakterutskrift (”Transcript of Records”)

er en formell utskrift fra det studieadministrative systemet ved HiT eller en partnerinstitusjon som bekrefter emner (”Subjects” eller ”Courses”), studiepoeng (”Credits”) og karakterer (”Grades”) som er avlagt (evt. ikke bestått) i forbindelse med et delstudium i utlandet, evt. bekreftelse på praksis i hht. læringsavtale.

Utvekslingsopphold

Et delstudium ved en partnerinstitusjon der det ikke kreves skolepenger (i hovedsak opphold innenfor Nordplus eller Erasmus-programmene, evt. enkelte andre institusjoner der det framgår av bilateral avtale at det ikke skal betales skolepenger).

”Study Abroad-opphold”

Et delstudium i utlandet der det ved individell avtale for den enkelte student eller ved generell bilateral avtale mellom HiT og en utenlandsk institusjon er inngått avtale om vilkår (herunder skolepenger) for gjennomføring av delstudier for HiT-studenter.

Studie-/fagplaner

Se KSS-09 – Kvalitetssikring av studie- og fagplaner

ECTS-systemet

Det felles europeiske systemet for felles godkjenning av grader (3-årig bachelorgrader og 2-årige mastergrader), studiepoeng (60 studiepoeng pr år i et heltidsstudium) og karakterer (bokstavkarakterer A – F, evt. Bestått – Ikke bestått).

7.10.4 Ansvar

Dekan har det overordnede ansvaret for internasjonalisering ved avdelingen og skal påse at disse rutinene følges opp ved avdelingen. I den grad det ansees nødvendig skal dekan fastsette utfyllende retningslinjer ved avdelingen.

Instituttleder har ansvar for at det foreligger tilfredsstillende muligheter for delstudier i utlandet for egne studenter, at den faglige godkjenningen av slike delstudier skjer forsvarlig og i henhold til retningslinjene som gjelder, og at det fastsettes formelt hvem som evt. foretar forhåndsgodkjenning av delstudier og hvilken faglig instans som signerer læringsavtaler i den grad instituttleder ikke gjør dette selv.

Studieleder/studiekoordinator/emneansvarlig har ansvaret for å foreta den formelle godkjenningen av delstudier i utlandet og evt. signere læringsavtaler i den grad instituttleder har bestemt.

Internasjonalt kontor i FA har ansvaret for generell informasjon om muligheter for delstudier i utlandet og oversikt over HiTs partnere på HiTs nettsider og av kvalitetssikring av avtaler med partnerinstitusjoner, at det i nødvendig utstrekning foreligger maler og standarddokumenter knyttet til studentutveksling, og at det foreligger administrative rutiner som sikrer dokumentasjon i henhold til krav fastsatt under eventuelle internasjonale programmer som HiT deltar i (først og fremst Nordplus og Erasmus).

Internasjonale kontaktpersoner ved avdelingene har ansvaret for å tilrettelegge informasjon for studenter ved avdelingen, å utferdige læringsavtaler for den enkelte student som reiser ut for å ta et delstudium knyttet til delstudier i utlandet, å samordne administrative rutiner og dokumenter mellom faglig godkjenningsinstans, student og partnerinstitusjon i henhold til de rutiner som er fastlagt, samt i nødvendig utstrekning å sørge for løpende kontakt med studenter som er ute.

Studieadministrasjonen vedavdelingen har ansvaret for å registrere et delstudium i utlandet i det studieadministrative systemet innen de generelle fristene som gjelder for dette, og å påse at dette blir innpasset i studentens vitnemål i henhold til de retningslinjene som gjelder for slik innpassing når karakterutskrift er mottatt.

Studenten har ansvaret for å informere HiT dersom en inngått læringsavtale ikke kan følges eller må endres etter at et delstudium er påbegynt, å sende inn rapport ved avsluttet utenlandsopphold og å sende mottatt karakterutskrift til studieadministrasjonen.

7.10.5 Beskrivelse

7.10.5.1 Tilrettelegging for delstudier i utlandet

• I alle studie- og fagplaner skal det legges til rette for at studenter som ønsker det kan gjennomføre et delstudium i utlandet (jf. KSS-09 Kvalitetssikring av studie- og fagplaner – 7.9.3.2) på 3 – 10 måneder som del av sitt ordinære studium.
• Studie-/fagplanene skal angi i hvilket semester og/eller studieår det er lagt til rette for et slikt utenlandsopphold. Dette innebærer blant annet at emner i en studie- eller fagplan ikke bør strekkes over to semestre i den aktuelle perioden, og at eventuell plassering av praksis må kunne gjennomføres uten å komme i konflikt med perioden for et utenlandsopphold – enten ved at praksis gjennomføres i utlandet, eller at et gitt semester/studieår skjermes for praksis.
• Et deltidsstudium kan skje i form av et utvekslingsopphold eller som et såkalt ”study abroad” tilbud. I begge tilfeller kreves det faglig forhåndsgodkjenning for at delstudiet kan inngå i ordinært studietilbud.

7.10.5.2 Om avtaler med partnerinstitusjoner

• Det skal være inngått formelle avtaler med partnerinstitusjoner. I særskilte tilfeller kan det inngås individuelle avtaler for en enkelt student.
• Erasmus-instistusjonsavtaler skal godkjennes og signeres på institusjonsnivå.
• Andre bilaterale avtaler som dekker fagområder under flere avdelinger, skal godkjennes og signeres på institusjonsnivå.
• Tilleggsavtaler til institusjonsavtaler som bare gjelder en avdeling eller ett institutt, eller sjølstendige avtaler som bare gjelder en avdeling eller ett institutt, kan signeres av dekan eller instituttleder.
• Alle avtaler skal godkjennes av Internasjonalt kontor før de signeres, uavhengig av hvem som signerer.
• Partneren skal være akkreditert i sitt hjemland.
• Delstudiene skal være på samme nivå som studentens ordinære studieprogram.
• Delstudiene utenfor Norden skal kunne tilbys på engelsk (med mindre studenten kan dokumentere nødvendig kunnskap i undervisningsspråket der dette ikke er engelsk).
• Innholdet i delstudiene skal fortrinnsvis være forhåndsgodkjent på generelt grunnlag av rette vedkommende ved HiT (se 7.10.5.3).
• Vertsinstitusjonen skal forplikte seg til å utstede en karakterutskrift som dokumentasjon på avlagte eksamener og oppnådde studiepoeng.
• Det skal fortrinnsvis brukes et system med læringsavtaler – etter mal av de ordninger som gjelder for Erasmus-programmet så langt det passer.
• Ved utvekslinger gjennom etablerte program som Nordplus og Erasmus nyttes de ordninger som programmet krever.

7.10.5.3 Godkjenning av det faglige innholdet ved delstudier fra utlandet

• Det bør fortrinnsvis foreligge et anbefalt opplegg (dvs. konkrete anbefalte kurs) for kurs/emner studenter på ulike studieprogram kan ta ved partnerinstitusjonen. Et slikt anbefalt opplegg bør framgå av den informasjonen som gis studentene om mulighetene for delstudier i utlandet på hver avdeling eller instituttvis.
• Dersom det ikke foreligger generell forhåndsgodkjenning i form av et anbefalt opplegg, må studenten få faglig forhåndsgodkjenning av innhold og omfang av de emner som skal tas gjennom delstudiet i utlandet og hvordan disse kan innpasses i studentens ordinære studium.
• Dersom partneren ikke bruker ECTS-systemet, må det foretas en konkret vurdering av omfang og nivå.
• Vedtak om slik forhåndsgodkjenning må arkiveres og registreres på en forsvarlig måte i avdelingen.
• Forhåndsgodkjenning av opplegget for delstudiet godkjennes ved at faglig ansvarlig signerer en såkalt læringsavtale.

7.10.5.4 Læringsavtale

• Det skal inngås en læringsavtale med hver student som tar et delstudium i utlandet, enten det gjelder et anbefalt opplegg eller et individuelt opplegg.
• Avtalen skal være godkjent av alle parter før delstudiet tar til.
• Endringer i forhold til inngått læringsavtale skal verifiseres i en ny avtale, evt. som et tillegg til godkjent avtale.

7.10.5.5 Karakterutskrifter

• Som dokumentasjon for at et delstudium er gjennomført etter læringsavtalen, skal det foreligge en karakterutskrift.
• Karakterutskriften skal arkiveres av studieadministrasjonen.
• Dersom partnerinstitusjonen ikke sender karakterutskrift eller kopi av denne til HiT, er det studentens ansvar å sørge for at det blir innlevert en karakterutskrift til studieadministrasjonen ved avsluttet opphold.

7.10.5.6 Studentrapport

• Som ledd i arbeidet med kvalitetssikringen av tilbudene om delstudier, skal hver student levere en rapport etter avsluttet opphold.
• Rapportene skal gjennomgås og vurderes samlet for hvert semester ved hver avdeling.
• For Erasmus-utvekslinger brukes SIUs standardrapport. For andre utvekslinger brukes vedlagte mal (se vedlegg 10).
• Kvalitetsbrist og avvik som avdekkes i forbindelse med rapporteringen, skal registreres og følges opp med forbedringstiltak.

 Vedlegg 10: Mal for sluttrapport fra utreisende utvekslingsstudenter

7.10.5.7 Innpassing av delstudier i vitnemål

• Endelig godkjenning og innpasning av delstudiene fra utlandet skjer når det kan fremlegges bekreftet karakterutskrift fra partnerinstitusjonen etter avsluttet opphold.
• Dersom karakterutskriften bekrefter at delstudiet er gjennomført i henhold til godkjent læringsavtale, kan studieadministrasjonen innpasse delstudiet i vitnemålet. Dokumentasjonen for gjennomført delstudium i henhold til læringsavtale må arkiveres.
• Dersom studenten ikke består sine eksamener, kan delstudiet ikke innpasses i vitnemålet.
• Dersom bare deler av eksamenene er bestått, eller karakterutskriften indikerer avvik fra godkjent læringsavtale, må det ny faglig vurdering til før innpassing kan skje.
• Følgende skal framgå av vitnemålet når en student har gjennomført et delstudium i utlandet:

- når (hvilket semester og hvor lenge)

- engelsk betegnelse på de aktuelle emnene

- tilhørende studiepoeng og karakterer

- at de aktuelle emnene er innpasset fra utenlandsk institusjon

1.10.6 Referanser

KSS-02 Registrering og håndtering av avvik og forbedringsforslag

KSS-09 Kvalitetssikring av studie- og fagplaner